Über die Schaltfläche Datei können externe Daten in das Konzept geladen werden.
Es können Dateien in Formaten wie doc, xls, txt, jpg, png, usw. eingefügt werden. XML-Dateien werden als lesbarer Plaintext importiert.
Das Einfügen von PDF-Texten ist allerdings nur bedingt möglich. Nachdem eine PDF-Datei eingefügt wurde, wird diese angezeigt, jedoch nicht unbedingt in der korrekten Formatierung der Datei. PDF-Dateien enthalten in der Regel keine Informationen über die Reihenfolge von Texten, Textfluss, etc. Docusnap filtert und konvertiert den gesamten Text der Datei, fügt fehlende Bereiche und Absatzumbrüche ein und sortiert die verschiedenen Textbausteine und Bilder, damit sie in ihrer logischen Reihenfolge auftreten. Damit das eingefügte PDF nicht mitten auf einer Seite umbricht, wird die Datei immer auf einer neuen Seite (Abschnitsswechsel mit Seitenumbruch) eingefügt.
Visio Dateien (.vsd, .vdx, .vsdx) können nur importiert werden, wenn auf dem System Visio installiert wurde. Die Visio Datei kann nur als statische Datei importiert werden. Nachdem die Datei importiert wurde, muss für die Aktualisierung und den Export des Konzepts kein Visio installiert sein.
Html Dateien können nicht immer komplett importiert werden, wenn diese z.B. Vektorgrafiken im SVG Format oder interaktive Elemente (Javascript/ActiveX Controls) beinhalten. Beispielsweise können die Pläne, die in Docusnap exportiert werden, aus diesem Grund nicht als html Datei importiert werden. Allerdings kann die Datei im Format png importiert werden, die ebenfalls bei der Planerstellung generiert wird. Zusätzlich können die Pläne auch über die Schaltfläche Plan importiert werden, in diesem Fall können die Pläne, wenn sich die Datenlage ändert, auf den neuen Stand aktualisiert werden.
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, eine Datei einzufügen. Um die gewünschte Variante auszuwählen, muss auf die Schaltfläche Datei geklickt werden.
Dynamische Datei
Wenn die Datei als dynamische Datei eingefügt wird, kann der Inhalt nicht verändert werden. Der Vorteil ist, dass auch der Inhalt der Datei im Konzept aktualisiert wird, wenn die zugrunde liegende Datei geändert wird.
Statische Datei
Beim Einfügen einer Datei als statische Datei wird der Inhalt eingefügt und kann anschließend verändert werden. In diesem Fall haben Änderungen an der ursprünglichen Datei keine Auswirkungen auf den Inhalt des Konzepts.
