Automatisierte Berichtserstellung

Docusnap bietet die Möglichkeit, die Erstellung von Berichten zu planen und zu einem späteren Zeitpunkt automatisch ausführen zu lassen.

Der geplante Bericht wird im gewünschten Format erstellt und im Dokumentationspfad des Docusnap-Servers abgelegt. Im Zielverzeichnis wird dabei folgende Ordnerstruktur erstellt:

• Firma\Reports
• Firma\Domäne\Reports

Standard Berichte, welche über den Docusnap-Server erstellt werden, werden aus dem Programmverzeichnis geladen und müssen nicht speziell behandelt werden. Vom Benutzer angepasste bzw. neu erstellte Berichte müssen für die Ausführung mit dem Docusnap-Server entweder im Pfad der Team-Einstellungen bzw. im Pfad der Lokalen Einstellungen des Docusnap-Servers zur Verfügung gestellt werden.

Um den Assistenten für die Berichtsautomatisierung zu starten, wird der gewünschte Bericht ausgeführt. Über die Schaltfläche Als Auftrag planen, die im Aktionsbereich nach der Erstellung eines Berichts angezeigt wird, wird der Assistent geöffnet.

Bei den Berichten für die Berechtigungsanalyse (Benutzer, Verzeichnisse) wird der Assistent nicht über diese Schaltfläche gestartet, sondern über die Schaltfläche Planen im jeweiligen Auswahldialog.

Sind für einen gewünschten Bericht Einstellungen vorzunehmen, werden diese gespeichert und bei der automatisierten Ausführung des Berichts berücksichtigt.

Im ersten Schritt kann ausgewählt werden, in welcher Sprache der Bericht ausgeführt werden soll. Für jeden Bericht gibt es eine deutsche und eine englische Version. Die Berichte haben denselben Dateinamen und unterscheiden sich nur im Präfix DE_ bzw. EN_. Wenn bei der Erstellung des Auftrags die Sprache geändert wird, wird der Bericht der gewählten Sprache erstellt. Daher muss bei benutzerdefinierten Berichten berücksichtigt werden, dass diese in den Sprachen Deutsch und Englisch zur Verfügung stehen.

Sollte der Bericht nicht im vordefinierten Verzeichnis (Dokumentationspfad) erstellt werden, kann ein alternativer Ablageort verwendet werden. Standardmäßig wird der Dokumentationspfad verwendet. Wenn ein alternativer Dokumentationspfad angegeben wird, wird dieser Pfad verwendet.

Im nächsten Schritt wird ausgewählt, in welche Formate der Bericht exportiert werden soll.

Zur Verfügung stehen die Formate docx, xlsx, html, odt und pdf.

Außerdem wird festgelegt, ob ein Deckblatt sowie eine Kopf- und eine Fußzeile ausgegeben werden sollen. Wenn keine Änderungen vorgenommen werden, werden die Einstellungen aus den Dialog Layout (CI) verwendet.

Wenn die E-Mail-Verteilung aktiviert wurde, werden die Berichte nach der Erstellung an die angegeben E-Mail-Adresse versendet. Die Berichte werden, auch wenn die E-Mail-Verteilung aktiviert wurde, im Dokumentationspfad gespeichert.

Im nächsten Schritt wird die Zeitplanung geöffnet. Durch die Zeitplanung kann festgelegt werden, zu welchem Zeitpunkt der Bericht erstellt wird.