Jedem in Docusnap eingetragenen Softwareprodukt können mehrere Lizenzen zugeordnet werden. Diese Lizenzen bilden die tatsächlich erworbenen Lizenzen in der Realität oder die entsprechend geschlossenen Lizenzverträge ab. Über die Summe der eingetragenen Lizenzen wird von Docusnap in den Auswertungen jener Lizenzbestand ermittelt, welcher für ein bestimmtes Produkt erworben wurde und der Anzahl der tatsächlich ermittelten Installationen gegenüber gestellt werden kann. Dadurch ergibt sich die Lizenzbilanz, die Über- oder Unterlizenzierungen aufzeigt. Die Verwendung von Lizenzen kann mithilfe des entsprechenden Kontrollkästchens im oberen Bereich auch vollständig deaktiviert werden. Dann werden allerdings keine Sollbestandserfassungen mehr von Docusnap durchgeführt.
Für jede Lizenz muss ein für dieses Softwareprodukt eindeutiger Name gewählt werden, um den Eintrag später wieder identifizieren zu können. Zusätzlich ist der Typ der Lizenz anzugeben, wie viele Lizenzen für das aktuelle Softwareprodukt erworben wurden und bis zu welchem Stichtag deren Gültigkeit reicht. In Hinblick auf die Lizenzanzahl und deren zeitlicher Gültigkeit können auch unbegrenzte Angaben, durch Auswahl der entsprechenden Optionen, abgebildet werden. Im unteren Bereich des Assistenten kann ausgewählt werden, ob für die Lizenz zusätzlich ein Wartungsvertrag abgeschlossen wurde und, falls zutreffend, wie lange dieser gültig ist. Lizenzen, deren Gültigkeitsdatum überschritten wurde, werden bei Auswertungen im Lizenzmanagement nicht mehr berücksichtigt, zugewiesene Geräte zu diesen Lizenzen allerdings schon.
In der Docusnap Administration könne vorhandene Lizenzarten und Softwarewartungstypen bearbeitet, gelöscht oder neue hinzugefügt werden. Die Lizenzarten und Softwarewartungstypen dienen dabei ausschließlich der Darstellung und wirken sich nicht auf das Verhalten von Docusnap im Zuge der Ermittlung der jeweiligen Lizenzbilanz aus.
Der linke Bereich dient dazu, vorhandene Lizenzen zu bearbeiten, zu löschen oder um neue Lizenzen zum aktuellen Softwareprodukt hinzuzufügen. Zum aktuellen Softwareprodukt bereits eingetragene Lizenzen werden in der Liste im rechten Bereich des Assistenten dargestellt.
