Mit Hilfe des Docusnap Lizenzmanagements können gekaufte Lizenzverträge auf Basis des geforderten Lizenzmodells eingetragen werden. Docusnap stellt dann die Verbindung zwischen der installierten Softwarebasis und den Verträgen her und ermittelt eventuelle Über- oder Unterlizenzierungen. Bei den Software Lizenzmodellen werden alle gebräuchlichen Varianten wie z. B. die Lizenzierung nach Systemen, Benutzern, Prozessoren und Prozessorkernen abgebildet. Natürlich werden Up- und Downgrade Möglichkeiten genauso berücksichtigt. Dabei stehen umfangreiche Funktionen zur Verfügung, welche sich zur Abbildung nahezu aller lizenzrelevanten Anwendungsfälle eignen, wobei alle Auswertungen auf Firmenebene durchgeführt werden. Einige ausgewählte Beispiele für solche Auswertungsmöglichkeiten werden in einem eigenen Kapitel angeführt.
Die Datengrundlage für das Lizenzmanagement bildet die über die Netzwerkinventarisierung gefundene Software der inventarisierten Systeme im Netzwerk, wobei immer nur der aktuellste Inventarisierungsvorgang verwendet wird. Unabhängig vom Gerätetyp und dem installierten Betriebssystem werden alle gefundenen Softwareinstallationen berücksichtigt. Zusätzlich fließen auch alle über die Softwaresuche gefundenen Installationen sowie manuell eingetragene Softwareprodukte in die Auswertungen des Lizenzmanagements mit ein.
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten wie die Softwareprodukte zu den Lizenzierungen zugewiesen werden. Docusnap bietet eine Liste aller installierten Softwareprodukte für die eine Lizenzierung erstellt werden kann. Im Lizenzmanagement Assistenten können diese Produkte dann der Lizenzierung zugewiesen werden. Dadurch werden alle Installationen dieses Softwareprodukts für diese Lizenzierung gezählt. Alternative dazu können auch Suchwörter verwendet werden. Diese Suchwörter dienen dazu, die gefundenen Softwareprodukte auf den inventarisierten Geräten zu ermitteln. So lassen sich beispielsweise unterschiedliche Versionen identischer Software mit wenigen Handgriffen sehr einfach durch geeignete Suchwörter vereinen. Eine tiefergreifende Erläuterung zur Verwendung von Suchwörtern und den damit verbundenen Möglichkeiten findet sich im Zuge der Beschreibung des Assistenten Lizenzmanagement.
Den zentralen Bestandteil im Lizenzmanagement bilden die sogenannten Softwareprodukte. Ein Softwareprodukt im Docusnap-Lizenzmanagement repräsentiert jeweils ein zu organisierendes installiertes Softwareprodukt auf den inventarisierten Systemen. In der Baumstruktur werden die Softwareprodukte in zwei verschiedenen Sichtweisen dargestellt. Bei den Lizenzierungen unterhalb der jeweiligen Gruppe werden alle Softwareprodukte und Systeme dieser Firma berücksichtigt. Mit Docusnap können Standorte erstellt werden. Diesen Standorten können Systeme und Softwareprodukte zugeordnet werden. Unterhalb der Überschrift Standorte werden anschließend die Lizenzierungen dieses Standortes angezeigt und es werden nur Systeme für die Ausgabe berücksichtigt, die diesem Standort zugewiesen wurden.
Jedem Softwareprodukt können mehrere Lizenzen zugeordnet werden. Diese Lizenzen in Docusnap entsprechen den tatsächlich erworbenen Softwarelizenzen in der Realität bzw. den geschlossenen Softwareverträgen. Über die eingetragenen Lizenzen wird dem Lizenzmanagement mitgeteilt, wie viele Installationen bei der Inventarisierung ermittelt werden dürfen, um eine Lizenzunterdeckung zu verhindern. Je nach Art der Lizenzierung können sich unterhalb der einzelnen Lizenzen die zugewiesenen Geräte, IT Assets oder Benutzer befinden, für welche die jeweilige Lizenz ausgestellt wurde.
Unterhalb der Überschrift Installationen befinden sich einige Knoten zur Durchführung verschiedener Analysen, auf welche in einem eigenen Kapitel im Detail eingegangen wird. Einen speziellen Bereich der Auswertungen stellen die unerwünschten Softwareprodukte dar, welche auf den Zielsystemen nicht gefunden werden sollten. Zahlreiche umfangreiche Auswertungen im Bereich des Lizenzmanagements erfolgen in Form von Berichten.
